W jaki sposób podejmować decyzje o outsourcingu?

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś...

 

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.

Henry Ford, 1923

W dzisiejszych realiach gospodarczych przedsiębiorstwa działają poprzez osiąganie założonych celów strategicznych i operacyjnych w oparciu o zaplanowane wcześniej procesy. Możliwości, jakimi dane przedsiębiorstwo dysponuje określają zdolności osiągania tychże celów przy zaplanowanych wcześniej kosztach działalności.

Zależność jest zatem prosta - im więcej możemy wydać, tym więcej procesów biznesowych i na większą skalę możemy zrealizować. Prowadzi to do zwiększenia możliwości realizacji celów przedsiębiorstwa.

Ponoszenie kosztów -> realizacja procesów -> osiąganie celów.

Przykłady:

Koszty sprzedaży i marketingu -> Procesy sprzedaży, marketingu (telemarketing, akwizycja, akcje promocyjne i marketingowe) -> Osiąganie założonych wskaźników sprzedaży.

Koszty produkcji -> Proces produkcji wyrobu X, proces produkcji wyrobu Y -> osiągnięcie założonych wskaźników (ilość, jakość).

 Oprócz czynnika kosztowego warto rozważyć również kwestie przejrzystości organizacji, kompetencji w zarządzaniu danymi procesami oraz czasochłonności w ich nadzorowaniu. W przypadku, gdy realizacja danego procesu wiąże się ze stosunkowo niewielkimi kosztami należy zwrócić uwagę na jej końcowy efekt. Analiza powinna objąć przede wszystkim potencjalne zagrożenia dotyczące realizacji procesu wynikające m .in. z niedoboru kompetencji, zagrożenia ich utraty lub niedopasowania do struktury organizacyjnej podmiotu gospodarczego.

Przykłady:

Przeniesienie ciężaru realizacji procesów IT np. do działu finansowego.

Tymczasowy lub permanentny niedobór pracowników w dziale finansowym.

Gromadzenie i archiwizacja danych w sposób, który naraża firmę na ryzyko ich utraty.

Outsourcing pozwala rozwiązać problemy związane z przejrzystą alokacją kosztów w ramach realizacji procesów biznesowych danego podmiotu gospodarczego, ale przede wszystkim z właściwą ich realizacją. Nad czym należy się zastanowić przed podjęciem decyzji o outsourcingu procesów biznesowych? Przeanalizujmy poniższy algorytm:

 17a384bed925185c7c1507126645a760.jpg

OPIS ALGORYTMU

Czy dany proces należy do core business’u?

Core business oznacza działalność stanowiącą główny cel utworzenia podmiotu gospodarczego, działalność najlepiej przez dany podmiot rozumianą, działalność, w której dany podmiot jest najbardziej wyspecjalizowany a przez to wydajniejszy.

Core biznes jest w tym przypadku łatwiejszy w zarządzaniu. Zarządzanie pozostałymi obszarami oznacza bardziej skomplikowaną strukturę organizacyjną oraz odciągnięcie uwagi od core business’u.

Outsourcing dotyczy przede wszystkim obszarów, które nie stanowią core business’u danego podmiotu.

 

Czy dany proces realizowany jest efektywnie i wydajnie?

Każdy proces jest w jakiś sposób mierzalny. Najwygodniej jest go weryfikować w porównaniu z konkretnymi, założonymi wartościami np. wartość sprzedaży, ilość błędów systemu. Są też procesy trudniej mierzalne lub też niemierzalne w sposób ilościowo-wartościowy np. zapewnienie bezpieczeństwa informacji, procesy finansowo-księgowe. Weryfikacja efektywności tych pierwszych jest prosta – porównanie planu z realizacją. Jakość funkcjonowania drugich można zweryfikować np. poprzez audyt lub kojarząc napotkane problemy w funkcjonowaniu organizacji z przebiegiem danego procesu.

 

Czy dany proces przynosi dochody?

Jeśli jesteśmy w czymś dobrzy i możemy na tym zarobić to świetnie. Jeszcze lepiej, jeśli uda nam się taką szansę zauważyć i utworzyć kolejną potencjalną linię biznesową.

W pozostałych przypadkach – najczęściej - firmy wyspecjalizowane w obsłudze danych procesów zrobią to lepiej od nas.

 

Czy outsourcing danego procesu jest droższy od utrzymywania go w ramach własnej działalności?

Porównanie kosztu outsourcingu procesu z kosztami utrzymywania go w strukturach przedsiębiorstwa może być czasem problematyczne. Z jednej strony mamy do czynienia z jedną kwotą ponoszoną w danym okresie za outsourcing, z drugiej z kosztami rozbitymi na wiele kategorii (osobowe, wynajem, leasing, energia elektryczna, itp.). Większy poziom szczegółowości w wyodrębnianiu kosztów ponoszonych w ramach obsługi danego procesu umożliwia ich bardziej miarodajne porównanie.

 

Czy wyższe koszty wiążą się z jakąkolwiek wartością dodaną?

Celem outsourcingu jest m. in. zwiększenie efektywności i jakości realizacji danego procesu. Dla różnych obszarów biznesowych wygląda to zupełnie inaczej. Outsourcing IT wiąże się przede wszystkim z prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego i bezpieczeństwem danych. Procesy finansowo-księgowe powinny być realizowane terminowo oraz zgodnie z literą prawa. W przypadku, gdy samodzielna realizacja określonych procesów nastręcza trudności należy zastanowić się:

1)     Czy jesteśmy w stanie usprawnić ten proces we własnym zakresie,

2)     Jaki dodatkowy koszt poniesiemy usprawniając ten proces samemu i porównać go z kosztem outsourcingu.

 

Czy istnieją jakiekolwiek przeciwwskazania, aby dany proces oddać w outsourcing?

Outsourcing danego procesu wiąże się najczęściej z przekazaniem informacji dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Może to oznaczać barierę, przede wszystkim mentalną, w nawiązaniu współpracy z dostawcą usług. Aby ją zminimalizować należy zadbać o bezpieczeństwo i poufność danych i wybrać dostawcę, który jest w stanie takie bezpieczeństwo i poufność zapewnić. Warto zwrócić uwagę na jakość Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (zgodność z normą ISO 270001), który precyzuje zapisy dotyczące bezpieczeństwa i zarządzania informacją oraz ciągłości działania.

 

Bardzo ważnym czynnikiem jest wybór potencjalnego dostawcy usług outsourcingowych.

Współpraca z dostawcami usług outsourcingowych ma z natury charakter długoterminowy. Warto w tym momencie zadbać o nawiązanie relacji partnerskich z solidnym dostawcą i dążyć do osiągnięcia obustronnych korzyści. Sporządzenie dobrej umowy outsourcingowej jest bardzo ważne, jednak równie ważna jest elastyczność dostawcy w zakresie świadczenia usług. Elastyczność należy rozpatrywać dwojako – możliwość zmiany zapisów w umowie (np. wybór kilku zakresów usług) oraz potencjał dostawcy w zakresie świadczenia usług. Dostawca usług outsourcingowych powinien mieć potencjał, aby dostosować się do rozwoju działalności swoich klientów.