Czas to pieniądz

SZYBKO zbudź się,

SZYBKO wstawaj,

SZYBKO, SZYBKO stygnie kawa!

SZYBKO, SZYBKO, bez hałasu,

SZYBKO, SZYBKO, nie ma czasu!

(…) Na nic nigdy nie ma czasu…

/Danuta Wawiłow/

Już 12.

Południe, a Ty nie wiesz, gdzie i jak wylądować? Każdemu zapracowanemu człowiekowi zdarzają się momenty ( cóż, dłuższe i krótsze „momenty), że nie wie, od czego zacząć.

Zacznijmy od początku.

Niektórzy potrzebują organizera, kalendarza, notatnika. Również w nowoczesnym wydaniu. Popularne są również szkolenia z maksymalnego wykorzystania czasu dostępnego w ciągu doby, czyli zaledwie 24 godzin.

Wszystkie sposoby sprowadzają się do UPORZĄDKOWANIA CZASU.

Mądre i tęgie głowy już nad tą strategią pracowały.

Jakie są efektywne sposoby wykorzystania, czy raczej uporządkowania czasu?

  • Ø  Metoda planowania czasu ALPEN

To klasyczna metoda zarządzania czasem. Wymaga chwilowej refleksji, analizy zastanego stanu rzeczy. Pomaga w sposób prosty i przejrzysty konstruować harmonogram dnia, tygodnia, miesiąca.

Mówiąc kolokwialnie, to metoda pięciopalcowa, opierająca się na 5 etapach:

  1. Zestawienie zadań do wykonania.
  1. Ocena czasu trwania czynności.
  2. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
  3. Wyznaczenie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności.
  4. Kontrola i ocena realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych.
  • Matryca Eisenhowera 

To narzędzie, które pozwala na skuteczne zarządzanie swoimi priorytetami i sobą w czasie w codziennym życiu.

Opiera się na dwóch kryteriach:

  • Pilności, czyli określeniu tego jak szybko – ze względu na zbliżające się terminy musimy zająć się zadaniem oraz ważności, czyli tym na ile dane zadanie jest istotne dla nas czy firmy.

 

 

  • Prawo  Parkinsona

 

Według Parkinsona, praca rozciąga się wprost proporcjonalnie do czasu wyznaczonego do jej wykonania. Oznacza to, że jeśli mamy określony czas wykonania pracy, to i tak najwydajniej zostanie ona wykonana na finiszu, „za pięć dwunasta”, „na ostatnią chwilę”. Powinniśmy wobec tego zaplanować sobie deadline, termin ostateczny, nieprzekraczalny.

 

  • Ø  Zasada planowania 60:40.

60 % to już więcej niż połowa. I tyle procent czasu powinny nam zapełniać zadania, które wcześniej sobie zaplanujemy.

Kolejnych 20 % to zadania nagłe, których nie jesteśmy w stanie zaplanować, są niezależne od nas. Dajmy na: szef prosi nas o pilne wypełnienie dokumentacji, musimy za kogoś wykonać pewną część zadań. Znamy to wszyscy, bez względu na stanowisko, na jakim postawiło nas życie lub wykształcenie.

Następne 20 % to zadania spontaniczne.

  • ·         Reguła 60/40 stosowana jest między innymi w metodzie planowania czasu Alpen, a także może być uzupełnieniem prawa Parkinsona.
  • Reguła sprowadza się do tego, że mając określoną ilość czasu na wykonanie jakiegoś zadania, realizujemy je w taki sposób,  aby wypełniło ono ten czas całkowicie. Inaczej mówiąc zadanie nie jest wykonywane możliwie jak najszybciej, tylko możliwie jak najwolniej.
  • Może się zdarzyć, że zupełnie bez naszej winy realizacja zadania rozciąga się w czasie. Właśnie wtedy przyda się 40% zapas czasu. Dlatego zawsze warto stosować regułę 60/40.
  • Warto też próbować „neutralizować” prawo Parkinsona z pomocą zasady Pareto, czyli wykorzystując jak najlepiej momenty, kiedy jesteśmy w najlepszej formie w ciągu dnia i możemy zrobić najwięcej.
  • Zasada Pareto

Pareto stwierdził, że 20% mieszkańców Włoch posiada 80% majątku zgromadzonego w tym państwie. Od tego momentu coraz większa liczba zjawisk ekonomicznych i gospodarczych okazywała się podlegać zasadzie 80/20.

Planując własną aktywność warto uwzględnić, że szacunkowo 20 % naszych wysiłków, generuje 80 % efektów.

  • Odpowiedz sobie na pytanie, kiedy jesteś najbardziej skoncentrowany na zadaniu, który moment w ciągu doby wyznacza Twoją najwyższą efektywność.

 

 

Opracował zespół tomastest.eu

Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie www.tomastest.eu