Hồ sơ nhân sự là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hồ sơ nhân sự cần những gì. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp chi tiết các loại hồ sơ và cách tối ưu quy trình quản lý.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các thông tin, tài liệu liên quan đến nhân viên trong một tổ chức, được biên soạn và quản lý theo những quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin cần thiết cho cả người sử dụng lao động và người lao động, phục vụ cho việc tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, thăng chức, tính lương – thưởng và chế độ phúc lợi. Thông thường, một bộ hồ sơ nhân sự sẽ có sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng, lịch nghỉ phép… của người lao động.
Hồ sơ nhân sự cần những gì?
Một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn cần phải có những giấy tờ bắt buộc sau:
- Hồ sơ gốc (do người lao động cung cấp)
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Bản sao Căn cước công dân/CMND
- Bản sao Sổ hộ khẩu (hoặc Giấy xác nhận cư trú)
- Bản sao Văn bằng, Chứng chỉ
- Giấy khám sức khỏe
- Quyết định nghỉ việc (tại công ty cũ)
- Giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển của người lao động.
- Hồ sơ nhân sự do doanh nghiệp quản lý và lưu trữ:
- Hợp đồng Lao động
- Hợp đồng thử việc hoặc phụ lục hợp đồng lao động
- Quyết định tuyển dụng
- Hồ sơ Bảo hiểm xã hội (BHXH/BHYT/BHTN)
- Bảng lương/Phiếu lương
- Quyết định bổ nhiệm/Điều chuyển
- Quyết định Tăng lương (hoặc Phụ lục HĐLĐ)
- Quyết định Khen thưởng/Kỷ luật
- Quyết định Thôi việc/Thanh lý Hợp đồng
Ngoài những giấy tờ bắt buộc theo quy định kể trên, hồ sơ nhân sự còn cần bổ sung thêm các tài liệu phục vụ cho quá trình quản lý người lao động. Các loại hồ sơ này thường được chia thành 3 giai đoạn làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
Tối ưu quản lý với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Paradise HR
Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương pháp thủ công hay Excel dần trở nên kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Phần mềm nhân sự Paradise HR ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự.
Tính năng quản lý hồ sơ nhân sự trên Paradise HR:
Xem thêm: https://phanmemtinhluong.com/kien-thuc-huu-ich/ho-so-nhan-su-can-nhung-gi/
PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR
Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh
Điện thoại: 0942368979
Email: cuongvd@phanmemtinhluong.com
Website: https://phanmemtinhluong.com/
Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise
Maps: https://maps.app.goo.gl/Q25UVmGzLEoaaYhj7
Social:
https://nngoclan.contently.com/
https://www.scoop.it/topic/nguyen-ngoc-lan-by-nngoclan/p/4168418892/2025/10/15/ho-so-nhan-su-can-nhung-gi-toi-uu-hieu-qua-quan-ly-ho-so-nhan-su
https://myspace.com/nngoclan/post/activity_profile_31463509_fc81f00f4bde46c48b69eabda9c3051b/comments
https://vhearts.net/post/765670_h%E1%BB%93-s%C6%A1-nhan-s%E1%BB%B1-c%E1%BA%A7n-nh%E1%BB%AFng-gi-t%E1%BB%91i-%C6%B0u-hi%E1%BB%87u-qu%E1%BA%A3-qu%E1%BA%A3n-ly-h%E1%BB%93-s%C6%A1-nhan-s%E1%BB%B1-h%E1%BB%93-s%C6%A1-nhan-s%E1%BB%B1-d.html
https://www.pinterest.com/pin/1140466305648822168
Article:
https://phamemnhansu.hashnode.dev/ho-so-nhan-su-can-nhung-gi
https://slides.com/nguyenngoclan/ho-so-nhan-su-can-nhung-gi
https://nngoclan.pixnet.net/blog/post/194304520
https://nngoclanhrm.blogspot.com/2025/10/ho-so-nhan-su-can-nhung-gi-bi-quyet-toi.html