Theo Netsuite, 95% doanh nghiệp thừa nhận việc áp dụng hệ thống ERP đã cải thiện quy trình hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa từng có kinh nghiệm triển khai ERP, việc xây dựng một hệ thống tối ưu ngay từ đầu là một điều không hề dễ dàng.
Với những kinh nghiệm triển khai thành công cho các dự án trước đây, Cloudify đã đúc kết được 9 yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần phải áp dụng ngay để xây dựng hệ thống ERP hiệu quả.
Nguồn bài viết: Kinh nghiệm triển khai ERP thành công áp dụng mọi doanh nghiệp
Những kinh nghiệm cần lưu ý khi triển khai ERP
Hệ thống ERP sẽ làm thay đổi cách thức trao đổi cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận. Việc triển khai thuận lợi và đưa dự án ERP vào vận hành hiệu quả luôn là thách thức cho hầu hết các doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công.
Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp
Để quá trình triển khai ERP đạt được thành công, nhà quản lý cần phải hiểu rõ những vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp cũng như cụ thể từng nhu cầu thay đổi. Nhờ vậy, phía nhà cung cấp ERP mới có thể tư vấn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp về quy trình quản lý tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng.
Sau đó, nhà quản lý cần đưa ra những yêu cầu chỉnh sửa và thay đổi một cách cụ thể cho phía đơn vị cung cấp ERP. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu yêu cầu đơn vị cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều phương án để chọn lựa.
Ví dụ, ở thời điểm hiện tại doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nào là thích hợp nhất. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng hệ thống quản lý kho tích hợp sản xuất hay phải dùng phần mềm tổng thể để quản lý toàn bộ nguồn lực.
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu
Doanh nghiệp cần phải “tỉnh táo” trong việc lựa chọn giải pháp ERP ERP phù hợp cho nhu cầu của mình. Đối với doanh nghiệp SMEs với quy mô và ngân sách còn hạn chế thì nên lựa chọn nền tảng Cloud ERP. Điều này không những giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn đang gặp phải mà còn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian triển khai.
Các giải pháp ERP phổ biến trên thị trường hiện nay
Còn với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã có sẵn ngân sách vững mạnh với nguồn dữ liệu, thông tin khổng lồ, lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp chính là ERP Customize, không những giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống phù hợp hoàn hảo với hoạt động kinh doanh mà còn bảo mật thông tin tuyệt đối.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý lựa chọn hình thức triển khai dự án theo từng giai đoạn hoặc song song để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại của mình.
Khi lựa chọn triển khai theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần chia nhỏ quá trình chuyển đổi theo từng module riêng lẻ được liên kết với các bộ phận liên quan. Tuy cách tiếp cận này sẽ làm mất nhiều thời gian triển khai nhưng lại hỗ trợ việc kiểm tra từng phần của hệ thống dễ dàng và linh hoạt hơn.
Trong lúc triển khai song song, doanh nghiệp phải chạy cả hệ thống cũ và mới cùng lúc để đảm bảo khi dừng hệ thống cũ là lúc hệ thống mới hoạt động ổn định. Cách tiếp cận này làm giảm nguy cơ mất dữ liệu, nhưng tốn kém hơn vì cần nhiều tài nguyên hơn để chạy và vận hành cả hai hệ thống.
Lựa chọn đơn vị triển khai ERP phù hợp
Năng lực của nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Một đơn vị triển khai ERP phù hợp sẽ thực sự hiểu rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó đưa ra những giải pháp có thể đáp ứng tốt các nhu cầu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Cloudify Việt Nam – Đơn vị cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ
Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy trình làm việc, đặc thù kinh doanh, hệ thống quản lý… khác nhau. Thậm chí ở mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp cũng sẽ có những quy trình làm việc khác biệt so với trước đó.
Do đó, hãy tìm một đơn vị có thể đưa ra nhiều giải pháp và phương án mới để cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy thì doanh nghiệp của bạn mới có thể tìm ra những phương án triển khai phù hợp nhất cho sự phát triển trong tương lai.
Kiểm soát ngân sách cho dự án
Hệ thống ERP là giải pháp tích hợp các công cụ vận hành khác nhau, giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện nguồn lực. Vì vậy, việc triển khai ERP sẽ gặp nhiều khó khăn hơn so với việc triển khai các phần mềm đơn lẻ khác.
Một hệ thống ERP có nhiệm vụ vừa phục vụ cho các tác nghiệp chi tiết của từng nhân sự, vừa giải quyết tương tác của tất cả phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đã trực tiếp đẩy chi phí triển khai ERP lên cao để hệ thống có thể hoàn thành tốt các yêu cầu của doanh nghiệp đã đề ra trước.
Để hoàn thiện một dự án ERP hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều chi phí khác nhau như phí bản quyền sử dụng, phí tư vấn và chỉnh sửa hệ thống, phí đào tạo nhân viên sử dụng,… Hằng năm, chi phí sử dụng cũng sẽ phát sinh thêm cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách triển khai ERP thật hiệu quả và tính toán những chi phí phát sinh sao cho hợp lý nhất, tránh việc tạm dừng do thiếu hụt kinh phí.
Chuẩn hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên đánh giá độ chính xác của dữ liệu ngay từ ban đầu. Đây là một trong những bước quan trọng để việc triển khai ERP diễn ra thành công.. Dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình triển khai ERP từ việc kiểm tra đến đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống. Chính vì thế, dữ liệu cần phải được cập nhật đầy đủ và chính xác ngay từ ban đầu.
Quy trình quản lý bằng Cloudfiy ERP
Trước khi di chuyển dữ liệu vào hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và đối soát kỹ càng nhằm đảm bảo dữ liệu đang ở trạng thái đồng nhất và chính xác ở tất cả bộ phận. Điều này sẽ giúp việc triển trai diễn ra thuận lợi và tránh sai sót khi bước vào giai đoạn thử nghiệm.
Lập kế hoạch triển khai ERP cụ thể
Dựa vào bảng kế hoạch ta sẽ thấy được tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, từ đó thực hiện các hạng mục công việc sẽ linh hoạt hơn, dễ dàng kiểm soát các vấn đề phát sinh khi triển khai. Để một kế hoạch triển khai được cụ thể và bám sát thực tế, cần phải cần phải có sự thống nhất của cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp thực hiện
Bảng kế hoạch cụ thể cần thể hiện rõ mục tiêu, ngân sách và khoản chi phí dự phòng cho những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Việc đặt mốc thời gian chính xác cho từng giai đoạn triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tránh những phát sinh về chi phí, công việc và những yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần nhân sự tham gia dự án.
Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Lựa chọn thời gian triển khai là việc vô cùng quan trọng, thế nhưng nhiều doanh nghiệp lại thường bỏ qua yếu tố này. Do thời gian triển khai hệ thống ERP khá lâu, thường sẽ mất khoảng 6 tháng đến 3 năm để một hệ thống hoàn thành. Vì vậy, một số hoạt động bên trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và có thay đổi đáng kể.
Doanh nghiệp cần tránh sắp xếp triển khai vào những thời điểm nhu cầu sử dụng sản phẩm của khách hàng đang tăng cao khiến doanh nghiệp không thể toàn tâm toàn sức triển khai ERP.
Lựa chọn nhân sự nội bộ tham gia dự án triển khai ERP
Để quá trình triển khai được thuận lợi, doanh nghiệp cần thành lập nhóm nhân sự chủ chốt tham gia dự án, họ phải là người am hiểu nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh và có mối quan hệ tốt với các nhân sự trong công ty.
Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu, KPI và đảm bảo dự án sẽ diễn ra đúng thời gian và ngân sách. Đây cũng là đội ngũ trung lập chịu trách nhiệm dung hòa và đưa ra hướng giải quyết cuối cùng khi có mâu thuẫn giữa nội bộ doanh nghiệp và đơn vị cung cấp.
Bám sát quy trình triển khai ERP
Quy trình triển khai ERP đã được các nhà cung cấp xây dựng và đúc kết dựa trên kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp khác. Do đó, doanh nghiệp không nên thay đổi quy trình triển khai của đơn vị cung cấp nhằm đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả, hạn chế phát sinh rủi ro trong quá trình triển khai.
Doanh nghiệp cũng đừng vì mong muốn đẩy nhanh tiến trình triển khai mà nóng vội rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề đang gặp phải cũng như tìm ra được giải pháp phù hợp nhất. Doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự càng nhiều thì quá trình lựa chọn càng phải cẩn thận.