O skuteczności programów antydefraudacyjnych w polskich firmach

Od kilku lat rośnie liczba nadużyć w polskich przedsiębiorstwach. W 2009 r. aż 30 proc. firm w Polsce przyznało, że padło ofiarą przestępstw.

 

W 2013 r. było ich już 46 proc. – znacznie więcej niż średnio na świecie – 37 proc.* Najczęściej występującymi nadużyciami są: sprzeniewierzenie – 72 proc., nadużycia w zakupach – 33 proc., korupcja – 21 proc. i nadużycia księgowe – 19 proc. Jednocześnie przeciwdziałanie nadużyciom w polskich przedsiębiorstwach odbywa się w sposób nieopisany, nieuporządkowany i niezarządzany przez kierownictwo. Aż 22 proc. spośród przestępstw ujawnia się przez przypadek, a jedynie 3 proc. przedsiębiorstw posiada całościowy program antydefraudacyjny. Wydaje się, że w najbliższej perspektywie czasowej coraz częściej polskie firmy będą decydowały o takiej formie ograniczania nadużyć. Zatem coraz aktualniejsze jest pytanie o warunki, jakie spełniać powinien skuteczny program antydefraudacyjny w przedsiębiorstwie.

Podstawy programu antydefraudacyjnego

904e687102fcffe9003884d1c14f97e8.png

Program antydefraudacyjny musi być uporządkowanym mechanizmem, opracowanym przez specjalistów wytypowanych przez kierownictwo, uwzględniającym specyfikę przedsiębiorstwa i określającym sposób, w jaki wszyscy pracownicy oraz poszczególne jednostki/komórki organizacyjne powinni działać przeciw wykorzystywaniu funkcji podstawowych (produkcyjnych, usługowych, handlowych czy budowlanych) i pomocniczych (np. zaopatrzeniowych, kadrowych, księgowych) do celów przestępczych. Zakres, sposób i moment jego wdrażania wydaje się pierwszym ważnym warunkiem jego przyszłej skuteczności. Decyzję tę podejmują menedżerowie i nadzór właścicielski przedsiębiorstwa. Oni dają przykład z góry, jaką wagę przywiązuje się do przeciwdziałania nadużyciom. Owa decyzja jest zbyt często w polskich warunkach wynikiem gry między poszczególnymi menedżerami, w której ważne stają się ich cechy osobowe, ścieżki karier, motywacje finansowe itd. Liczyć powinna się jedynie argumentacja dotycząca zwiększania wartości firmy, ograniczania zagrożeń i skutków nadużyć oraz powszechnej akceptowalności. Postawa menedżerów jest decydująca. Tymczasem zbyt wiele od nich komentarzy wobec korupcji w obrocie gospodarczym (art. 296 a Kodeksu karnego) – „to nie jest nadużycie, to jest element gry rynkowej”. Jednocześnie trzeba pamiętać, że 56 proc. nadużyć zostało popełnionych przez pracowników przedsiębiorstw, z czego 50 proc. przez menedżerów.

Konkretyzacja dokumentacyjna

Drugi warunek skutecznego programu antydefraudacyjnego dotyczy jego konkretyzacji dokumentacyjnej. Konieczne jest przyjęcie do realizacji polityki antydefraudacyjnej jako dokumentu zupełnie innego niż kodeks etyczny. Nie powinien to być także dokument tworzony wyłącznie przez analityków ryzyka. Musi mieć raczej postać instrukcyjną zrozumiałą dla wszystkich pracowników. Powinien zawierać opis wszystkich procedur i zasad postępowania przeciw nadużyciom, obowiązki osób odpowiedzialnych za właściwy sposób realizacji różnych zadań, a także szereg elementów organizacyjno-technicznych dotyczących przeciwdziałania nadużyciom, takich jak kanały komunikowania o symptomach nadużyć, sposoby ujawniania konfliktu interesów, metody rekrutacji do pracy czy inne metody proaktywne ujawniania nadużyć.

封筒を内ポケットに入れる男性Dochodzenie wewnętrzne

Jednym z centralnych elementów programu antydefraudacyjnego musi być dochodzenie wewnętrzne w przedsiębiorstwie w sprawie nadużyć. Wyznaczyć trzeba komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jego prowadzenie oraz określić procedury dochodzeniowe. To dochodzenie wewnętrzne w przedsiębiorstwie ma być bezpośrednim przejawem reakcji na podejrzenie nadużycia i jako takie ma zapewnić zachowanie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa przy zredukowanym do minimum poziomie zakłóceń, ma ujawnić cały mechanizm przestępczy oraz wszystkich sprawców, ma dopomóc w zwolnieniu nieuczciwych pracowników oraz pomóc organom ścigania w zgromadzeniu pełnego materiału dowodowego pozwalającego na wystąpienie z aktem oskarżeniu przeciwko pracownikom-sprawcom oraz innym osobom działającym na szkodę przedsiębiorstwa, a także odzyskanie strat. Zawsze też powinno spełniać funkcję odstraszającą nieuczciwych pracowników przedsiębiorstwa.

Program musi działać w sposób ciągły

Program antydefraudacyjny musi działać w przedsiębiorstwie w długiej perspektywie czasu. Jego wdrożenie nie może mieć wyłącznie charakteru reakcji na nadużycia, które się pojawiły – po ujawnieniu sprawców i rozwiązaniu problemu staje się on niepotrzebny. Program musi działać w sposób ciągły. Można zmieniać poszczególne jego elementy, aktywować nowe ale nie można z niego rezygnować albo zawieszać do następnego skandalu korupcyjnego czy defraudacyjnego.

* PricewaterhouseCoopers, Badania przestępczości gospodarczej, 2014.

dr Wiesław Jasiński