Jak utrzymać dobrą komunikację na linii szef-pracownik?

W wielu polskich firmach wciąż przeważa podejście w zarządzaniu, że zawsze szef ma rację, a jak jej nie ma to – patrz punkt numer jeden.

 

W wielu polskich firmach wciąż przeważa podejście w zarządzaniu, że zawsze szef ma rację, a jak jej nie ma to – patrz punkt numer jeden. Tak naprawdę jest to podejście, które nie służy żadnej stronie. Musimy pamiętać, że dobra komunikacja między przełożonym a podwładnym niesie ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze usprawnia to naszą pracę i pozytywnie wpływa na efekty. Po drugie ma to olbrzymi wpływ na aspekt psychologiczny. Pracownik, który widzi, że jego szef jest osobą godną zaufania, jest chętny i otwarty do pomocy oraz jest kompetentnym przywódcą zespołu, zawsze będzie z chęcią współpracował z szefem i nie omieszka informować go o napotkanych trudnościach przy wykonywaniu swojej pracy. Te czynniki wpływają również pozytywnie na budowanie świadomości bycia w zespole, który wspólnie szuka najlepszych rozwiązań.

Co należy zrobić w takim razie, żeby utrzymać dobrą komunikację na linii szef-pracownik?

 

 

Po pierwsze nie należy zbytnio spoufalać się z szefem. Pracownik powinien pamiętać, że niezależnie od relacji łączących z przełożonym, zawsze jest to relacja formalna. Ludzki mózg nie ma zdolności, które oddzielają wyobrażenie o danej osobie w zależności od miejsca i czasu. Dlatego nawet po godzinach pracy szef jest wciąż naszym szefem, mimo, że nie wykonujemy akurat jego poleceń. Bardzo częstym błędem, który ma potem ścisłe przełożenie na kontakty w pracy jest spoufalanie się z przełożony podczas nieformalnych spotkań, np. wyjazdów integracyjnych. Powinniśmy pamiętać, że każdy rodzaj kontaktu, niezależnie od okoliczności, tzn. nawiązany w pracy lub poza nim wpływa na całościowy obraz, w jaki postrzegamy danego człowieka. Czy w takim razie należy być zupełnie na formalnej stopie w relacjach przełożony-podwładny? Oczywiście, że nie. Wystarczy zachować zasadę aurea mediocritas, opartą na taktowności, umiarkowaniu i wyczuciu.

  

 

Bardzo ważne jest uważne słuchanie podczas komunikacji z przełożonym. Powinniśmy pamiętać, że szef oprócz

koordynacji pracy pracowników ma także do wykonania szereg własnych obowiązków.  Ważne jest szanownie czasu przełożonego. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której dopytujemy się po raz kolejny naszego szefa o jakąś kwestię, wyłącznie dlatego, że wcześniej nie słuchaliśmy uważnie lub nie zanotowaliśmy istotnych informacji. Taka sytuacja z pewnością nie wpłyną pozytywnie na relacje przełożony-podwładny. Przełożony musi mieć poczucie, że pracownicy szanują jego czas i widzieć ich zaangażowanie. Kilkukrotne dopytywanie o tę samą kwestię raczej nie przyniesie taki rezultatów. Podczas komunikacji z przełożonym istotne jest też postępowanie według jego zaleceń, zgłaszanie problemów i raportowanie efektów swojej pracy.

 

 

Często zdarza się, że pracownikom ciężko dostosować się do ustalonych w firmie odgórnie zasad pracy, co może prowadzić do konfliktów. Jeżeli pracownik nie wykonuje poleceń zgodnie z zaleceniami swojego przełożonego, ten może nie odczuwać poczucia dobrego zarządzania. Jak powinien się zachować, jeżeli taki system się nie sprawdza? Oczywiście powinien porozmawiać z przełożonym. Najważniejsze jest to, żeby podczas rozmowy zacząć pozytywnie, mówiąc np. „że doceniamy, jak praca jest zorganizowana, ale...”. Zakończyć również powinniśmy pozytywnie, dziękując za poświęcony czas i mając nadzieję, że prośba zostanie pozytywnie rozpatrzona. Podczas rozmowy nie powinniśmy również wychodząc z pozycją roszczeniową, mówiąc na przykład, że system jest beznadziejny, bo nic to nie da, a może jedynie pogorszyć stosunki z przełożonym. Zamiast tego powinniśmy wytłumaczyć na czym polega problem i zasugerować pomysł, jak to zmienić. Nasze argumenty powinny być merytoryczne i pokazać, jak zmiana wpłynie nie tylko wyłącznie na nas, ale i na całą firmę, wzrost efektywności itd. Dzięki temu przełożony zobaczy, że jesteśmy pracownikiem zaangażowanym w pracę, dla którego dobro firmy jest istotne, co wpłynie na pozytywne relacje.

 

 

Często pracownikom wydaje się, że pracodawca chce mieć kontrolę nad wykonywaną przez swoich przełożonych pracą tylko dlatego, by mieć poczucie przywództwa. Tak naprawdę chodzi o to, by mógł od razu reagować w sytuacjach kryzysowych oraz aby mógł być wsparciem przy całym procesie wykonywania obowiązków. Istnieje zasada, że jeśli sam nie wyeksponujesz efektów swojej pracy, nikt tego za ciebie nie zrobi. Dlatego ważnym jest, aby pracownik zgłaszał problemy i raportował wyniki swojej pracy. Dzięki temu szef wie co pracownik robi i jak robi, co wpływa na zintegrowania procesu pracy całego zespołu, a w następstwie na polepszenie stosunków pracy.

 

 

Artykuł stworzył zespół serwisu www.tomastest.eu